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企业现场会议问题

通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处：
1) 开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投影资料等过程，效率有待提高。
2) 会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订出差错的可能；
3) 含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印和分发，会导致泄密。
4) 现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍；
5) 移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效；
6) 会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一种工具在会前和会中都可方便使用。

           使用自动化会议系统的好处

针对企业会议的问题和痛处，通过使用自动化会议系统，我们可以解决如下问题：

1) 提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。

2) 降低办公成本，包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白板、白板笔等)所产生的费用；

3) 解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；

4) 满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高效；

5) 不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效果，没有投影仪也可聚焦重点；

使用前后的对比

使用自动化会议系统场景一：

使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。

使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板，相当于一个“个人会议终端”，可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。

使用自动化会议系统场景二：

使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。

使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。
使用自动化会议系统场景三：

使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。
使用后：主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

应用价值
  该会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏，及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题，及会议过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。

 本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。
“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。
“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件，包括PC浏览器上WEB版本、基于移动设备的安卓客户端应用、IOS客户端应用，“个人会议终端”由个人使用，通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。

本产品与其它同类产品的竞争优势

产品支持多种终端同时参会

本产品支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会，将为企业最大化利用现有投资。

产品支持多议题会议模式

本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，开发了同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。

产品支持多种会议资料类型

产品支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全与稳定性

操作系统更优异：会议系统运行在Liunx操作系统平台上，比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。

应用服务更安全：提供帐号的认证、离线即删除资料等功能，保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。现有一些厂家是直接下载的SD卡中，能被第三方应用使用，或者被复制。

系统角色及权限描述

1).主持人

1、 主持人可通过“会议应用服务器”创建“会议”。

2、 可赋予与会人员主讲权限。

3、 可控制会议进程，切换各个会议议题。

4、 与会过程可发起“投票”会议功能。

5、 会议结束后，可查看保存的会议资料。

2).主讲人

1、 可上传会议资料；

2、可签到会议；

3、 可操作同屏会议资料，并进行重点标注；

4、 可全屏显示同屏的资料；

5、 可隐藏标注和取消一步标注；

6、 可参与投票；

7、 可在会中载入和书写笔记。

3).参会者

8、 会中，手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内容；

9、 可退出同屏，自己浏览会议资料；

10、 可申请成为主讲人；

11、 参与投票；

12、 可在会中载入和书写笔记。

4).来宾

13、 可登录系统，看到属于该来宾的当前会议。

14、只具有观看权限，不能申请主讲等。

三、业务流程及系统功能

核心业务流程：

创建会议流程

系统支持所有注册用户创建会议，董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。该会议类型是私秘性会议，即只有被邀请的人员才能参加。具体流程见下。

主讲人参会流程

主讲人是当前议题的主讲人，每议题的主讲人可分别在创建会议时指定。主讲人进入会议并开始演讲的流程如下。

                                                                                                                                            会议管理端功能
登录系统

输入系统的登录信息（用户名和密码、验证码），通过用户身份认证后，可登录本系统并进入会议管理控制台。

会议管理

系统支持任一认证用户新建会议，并可创建“会议议程”及议程匹配的会议资料和参与议题讨论的人员。认证用户可查看在线会议列表、浏览会议资料、查看会议详细信息。主持人或管理员可管理会议资料。遇到会议有变更，可变更会议信息。

用户管理

会议管理员可根据自身组织情况，新建、删除、编辑企业内会议系统的用户。并根据员工情况可管理使用系统的状态：正常使用、锁定不能登录、阻止使用。
用户组管理

系统管理员及会议管理员可创建用户组，即把经常参加会议的人员归集到一个组中，在创建会议并选择用户组后，组成员都将成为议题内参会人员。